Excel lijkt op het eerste gezicht geschikt om je klantrelaties mee te managen. Maar als je bedrijf groeit, heb je al snel een meer schaalbare tool nodig.

Ken je de uitdrukking ‘What got you here, won’t get you there’? Marshall Goldsmith schreef er een boek over: hoe succesvolle mensen nóg succesvoller worden. Je bent nu misschien succesvol met Excel, je zal er zelfs wat geld op bespaard hebben…

Geld dat je direct weer verliest door inefficiënt te werk te gaan. Al is een Excel-spreadsheet handig, het wordt te vaak gebruikt voor klantmanagement, facturatie en het creëren van artikellijsten. Zelfs ‘s werelds beste spreadsheet komt tekort op deze gebieden – in vergelijking met gespecialiseerde CRM software. Zodra je bedrijf begint te groeien, zul je een meer schaalbare tool nodig hebben.

De nadelen van Excel

Eens in de zoveel tijd wordt er weer naar Excel gerefereerd als ‘s werelds slechtste CRM tool. Het is er simpelweg gewoon niet voor gemaakt. Je kunt klantinformatie of contactgegevens gemakkelijk in Excel zetten, maar heel veel meer kun je niet. Wie zijn je klanten? Wat weet je nog meer over ze? Hoeveel zijn ze je bedrijf waard? Deze informatie zou je in staat stellen om beter te reageren op de behoeften van je klanten en betere verkoopresultaten te behalen.

Eerlijk is eerlijk, Excel heeft ook voordelen:

• Het is gemakkelijk in gebruik;
• De meeste mensen kunnen ermee werken;
• Alle data zit in één spreadsheet.

Het is geen toeval dat Excel nog altijd het stokpaardje van het Microsoft Officepakket is. Toch duurt het niet lang voordat je tegen de beperkingen van het programma aanloopt.

Handmatig data invoeren

Excel kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden, maar je moet alles handmatig doen. Alle gegevens die je in het spreadsheet wilt opslaan, moeten daar door jou of je collega’s ingezet worden. Alleen al het invoeren en updaten van klantinformatie wordt zo een tijdrovende klus. En is ook nog eens vatbaar voor menselijke fouten.

Zonde van de tijd

Je contacten beheren in Excel is niet het enige dat tijd kost. Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wilt visualiseren, zul je aan de slag moeten: de juiste data selecteren, rijen en kolommen creëren, een grafiek tekenen en een format selecteren – liever een lijngrafiek of cirkeldiagram? Als je facturen in Excel maakt, weet je al dat je dit met de hand moet doen – zonder enige manier waarop je dit proces kan automatiseren. Je bent je er toch wel van bewust dat handmatige klusjes eerder fout gaan of vergeten worden dan een geautomatiseerd proces?

Geen real-time samenwerking

De mogelijkheid om samen te werken in Excel is ook redelijk beperkt. Je kunt Excel-bestanden met elkaar delen, maar real-time samenwerking? Onmogelijk: Excel biedt niet de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijkertijd te werken in hetzelfde spreadsheet. Dan heb je nog het onhandige Microsoft Excel Online en het beperkte Google Sheets (minder features, laadt langzamer, moeilijker op te maken en uit te printen). In andere woorden: als je snel een bestand nodig hebt waar één van je collega’s op dat moment aan werkt, zul je op je beurt moeten wachten. Of je creëert een kopie, maar dan moet je de bestanden achteraf weer samenvoegen. Het kan, maar snel en praktisch is het niet.

Beperkte schaalbaarheid

Volgens Forrester Research, startte de ‘Age of the Customer’ al in 2010. Wat betekent dat alle bedrijfsstrategieën en operations zorgvuldig in lijn zouden moeten worden gebracht om aan de klanttevredenheid bij te dragen.

Als je bedrijf groeit en klantrelaties zich ontwikkelen, is een Excel sheet al snel ontoereikend. Bijvoorbeeld: Excel zegt je niets over mogelijke upsell-kansen voor een bepaalde klant, of wanneer je iemand zou moeten bellen. In deze tijd, waar het draait om klantrelaties, betekent dit dat je enorme kansen misloopt.

Excel vs CRM

Dit is een lijst van potentiële nadelen van Excel en hoe een online CRM deze kan verhelpen.

EXCEL	CRM
Tijdverlies door zoektocht naar het juiste bestand met de juiste data.	De juiste data ligt op ieder moment, waar je ook bent, voor je klaar.
Onmogelijk om bijlagen te bewaren (facturen, e-mails, brieven, offertes) bij een specifiek contact.	Documenten kunnen automatisch gelinkt worden aan de contactpersoon.
Data of bestanden kunnen verloren gaan als je deze niet lokaal opslaat.	Data en bestanden worden in de cloud bewaard: sneller en veiliger dan een lokale kluis.
Gebruikers kunnen een Excel sheet niet tegelijkertijd openen, tenzij je deze upload op bijvoorbeeld Google Drive.	Alle afdelingen van je bedrijf kunnen nauw samenwerken en bijhouden wie wat doet.
Het is onmogelijk om de relatie tussen gegevens te beheren of analyseren.	Data wordt automatisch met elkaar gelinkt.
Geen duidelijke workflow.	Heldere stand van zaken voor iedere deal en project.
Cijfers invoeren en formules maken is zowel moeilijk als tijdrovend.	Gemakkelijk overzicht op je bedrijfsactiviteiten dankzij automatische statistieken.
Het gevaar dat een formule wordt aangetast door jou of een collega.	Automatische statistieken met vaste velden minimaliseren de kans op fouten.

Extra voordelen van een CRM

Persoonlijke communicatie

Een CRM-tool dient als een centrale klantendatabase en is de ideale bron voor communicatie- en marketing-gerelateerde doeleinden. Bovendien maakt CRM het mogelijk om alle interacties tussen jouw bedrijf en jullie klanten bij te houden in één database. Je kunt als organisatie data verzamelen per klant en daarmee beter ingaan op hun individuele behoeften. Je kunt daarmee een meer persoonlijke benadering creëren op basis van de wensen van die specifieke klant.

Real-time toegang tot de data

CRM stelt je in staat om je leads efficiënter te beheren en sales snel, simpel en kosten-effectief bij te houden. Op ieder moment, waar je ook bent, heb je toegang tot de juiste data en kun je weloverwogen, strategische bedrijfsbeslissingen maken. En ja, je Excel-bestanden kunnen geïmporteerd worden.

Waarom zou je CRM software kiezen?

Wil je echt iets blijven doen omdat je dat nou eenmaal altijd zo hebt gedaan in het verleden? Verandering is nooit gemakkelijk, maar het is de sleutel tot groei, succes en vooruitgang. Het kiezen van een CRM pakket kan een grote stap vooruit zijn in dat groeiproces.

CRM software geeft je waardevol inzicht in de wensen en voorkeuren van je klanten, want klantgegevens en iedere vorm van communicatie met je klanten is opgeslagen in een en dezelfde database. Hierdoor kun jij je focussen op klanttevredenheid en efficiënter samenwerken, veelvoorkomende problemen bijhouden en analyses uitvoeren. Een CRM-tool automatiseert bovendien je administratieve taken, waardoor je team kostbare tijd bespaart. Tijd die ze weer kunnen gebruiken voor belangrijke en winstgevende taken. 

Interesse om te starten met Teamleader? Neem dan snel een kijkje op onze detailpagina of start uw 14 dagen gratis trial hier.